讓“紙檔案”變成“活資源”

——濟南市教育局在干部人事檔案集中管理工作中的實踐探索

濟南市教育局以全市干部人事檔案集中管理為契機，利用大數據、雲計算、物聯網、人工智能等新一代信息技術，從“統、建、收、管、用”五個方面著力，扎實抓好全市教育系統干部人事檔案集中管理工程建設，打造集數字化、信息化、智能化、系統化為一體的智慧平台，為全市教育系統人力資源科學配置、領導班子建設、教師隊伍宏觀管理、組織人事工作規律研究等提供精准高效服務。

用好制度改革的“指揮棒”，把全市教育干部人事檔案高位“統”起來。近年來，濟南市委組織部創新開展了“建管分離、分級負責”的干部人事檔案管理新模式，在全市范圍內推動形成了政策貫通、機構聯動、流轉暢通的干部人事檔案集中管理機制。濟南市教育局深入貫徹全市干部人事檔案集中管理的安排部署，深刻領會新時代檔案集中管理的科學內涵，研究確立了將全市教育系統干部人事檔案“統一底圖、統一標准、統一規劃、統一平台”四個統一的工作思路，將庫房建設、移交審核、平台搭建“三輛馬車”並駕齊驅，同頻共振，形成了政策統一、相互銜接、上下貫通的工作新格局。

打好統籌規劃的“組合拳”，把全市教育干部人事檔案中心高標准“建”起來。為從源頭上規避傳統檔案管理存在的問題，最大限度地發揮檔案集中管理質效，市教育局高標准建成了面積1000多平方米，集庫房、隊伍、平台、數據庫“四位一體”的教育干部人事檔案服務中心，實現了現代化、智能化、規范化、標准化有機融合。強化檔案人才隊伍建設，在全市教育系統開設“蘭台大講堂”，提升檔案管理專業水平。自主開發了濟南市教師智慧管理平台，將紙質檔案數字化、干部教師信息精准化，將數據資源挖掘、互聯互通、全生命周期管理和安全保障整體性優化。建設教師資源數據庫，將干部人事檔案、干部教師大數據、干部教師隊伍建設深度融合發展，搭建濟南教師信息物聯網，建設人事信息區塊鏈發展高地。

擰緊安全交接的“螺絲釘”，把全市教育干部人事檔案及時“收”起來。市教育局堅持檔案接收工作超前謀劃、流程深化、前端控制，專門成立檔案移交小組，嚴把檔案數字化、檔案移交審核、檔案接收入庫三個重要環節，確保檔案安全交接。採取先掃后審的工作模式，全面集中掃描紙質檔案，按照檔案移交審核的標准要求，重點對檔案的基本信息等內容進行深度審核。針對反饋的檔案問題，創新“下沉+集中”整改模式，採用“四不兩直三上門”工作法，赴所有直屬學校進行實地指導。截至目前，市教育局共計接收檔案13000余卷，真正實現了實體檔案存儲、智能安全管理、日常業務辦理、教師信息統計等的無縫銜接。

把穩智慧管理的“方向盤”，把全市教育干部人事檔案規范“管”起來。採用智能設備與自行研發的智慧平台管理紙質檔案，在智能檢索、自行盤庫、精准出庫、失聯預警等方面加強實踐探索。在學校數字檔案使用監管上，將源頭控制放在首位，強化責任落實、技術防控、信息追蹤、制度防范等措施落實落地。聚焦風險，抓實防控，現場“一對一”“點對點”“手把手”向平台管理人員講解規范操作方式，提高風險防范意識，並簽訂責任書、備案表、保密協議等。突出重點，技術規避，採取技術手段進行限制及規避風險，從源頭使用上進行控制，並及時進行風險預警。堅持以人為本，加強隊伍建設，強化監督檢查機制，採取“隨機抽查+定向檢查”相結合，以遠程后台實時巡檢的方式開展隨機抽查，對關鍵事件、重點人員、確定項目進行定向檢查，以查促建，以評促改，最大限度的提升自查監管能力。

當好專業服務的“排頭兵”，把全市教育干部人事檔案創新“用”起來。堅持以服務教師發展為根本，立足把“紙檔案”轉化為“活資源”，著力構建“專業+溫暖”的服務新格局。用活資源，實現平台全覆蓋。啟動區域性系統性內部組網，將數字化檔案和人員信息資源全部下放，採取“二維碼+秘鑰+專網”的形式，打破網絡隔絕壁壘，實現數據多跑腿、人員不跑路的“一鍵”模式。“服”出成效，體現服務特色。將檔案重點業務進行項目化管理，年初制定立項項目清單、年中跟蹤推進、年底結項總結評價，實現檔案服務的精細化、科學化、可持續化。結合各服務單位的實際情況，採取“走出去，請進來”的主動服務模式，上門培訓、上門服務、上門調研，將信息資源、數據檔案、實操技能下送，將專家、服務對象、技術人員請進來。“集”成高地，形成數據分析專報。在總結檔案專項審核工作成果的基礎上，通過“畫像式”隊伍盤點、“組合式”智能查詢、“智慧化”多端應用，深刻把握檔案數據“真、精、全、細、實”的特點，對標北京、上海、天津、深圳、杭州等城市教師隊伍建設的特點及經驗，分析全市教師隊伍結構特點，查找教師隊伍建設中的難點、痛點、堵點問題，及時研究破解，有效推動高質量教師隊伍建設。開展服務學校“檔案知識進校園”活動，申請國家軟件著作權等多項管好、用好檔案的創新舉措，提升干部人事檔案管理工作的認知度。

來源：濟南組工

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